Vpis
V okviru rednega vpisa vrtec vpisuje otroke na podlagi Prijave v Vincencijev vrtec, ki jo starši oddajo med 15. marcem in 31. marcem za vpis otroka v vrtec v naslednjem šolskem letu. Otroka je mogoče v okviru izrednega vpisa (isti obrazec) prijaviti tudi vse leto. Obrazec je na voljo v prostorih vrtca ali na spletni strani vrtca.

Komisija za sprejem otrok v vrtec izpelje postopek sprejema po Pravilniku o sprejemu otrok v Vincencijev vrtec. Vrtec si pridržuje pravico, da povabi starše na pogovor najkasneje v roku 1 meseca po prejemu prijave. Starši dobijo odgovor vrtca najkasneje 5 tednov po oddaji prijave (sprejet/nesprejet). Otroka, ki ni sprejet, lahko na željo staršev vrtec uvrsti na čakalni seznam, s čimer pa še nima zagotovljenega mesta v vrtcu. 

Ko je otrok sprejet, starši v osmih dneh poravnajo akontacijo in se z vrtcem dogovorijo za termin vpisa, ki je najkasneje 1 mesec pred vstopom otroka v vrtec.

Če je obdobje do želene vključitve otroka v vrtec po plačilu akontacije daljše od enega meseca in ne gre za vključitev otroka v vrtec v septembru v okviru rednega vpisa, lahko starš vloži Vlogo za vpisno rezervacijo. S tem starš otroku zagotovi mesto v vrtcu. Prispevek se v tem primeru obračuna v skladu s Pravilnikom o prispevkih staršev.

Na vpisu vrtec staršem predstavi program in razkaže prostore vrtca. Starši se spoznajo z vzgojiteljico in se z njo pogovorijo o pomembnih stvareh, ki zadevajo otroka: o njegovih navadah, posebnostih ter o načinu in postopku uvajanja v vrtec. 

Podpiše se Pogodba med starši in vrtcem. 
Najkasneje dva delovna dneva pred dnevom vstopa v vrtec starši predložijo vrtcu potrdilo zdravnika – pediatra o zdravstvenem stanju otroka, ki ne sme biti starejše od 30 dni. Na njem mora biti izrecno navedeno:
•    otrok je bil cepljen proti ošpicam, mumpsu in rdečkam in se lahko vključi v vrtec ali
•    otrok ni bil cepljen proti ošpicam, mumpsu in rdečkam iz zdravstvenih razlogov in se lahko vključi v vrtec ali
•    otrok je v postopku pridobitve odločbe o trajni opustitvi cepljenja.

Če starši vrtcu v navedenem roku ne predložijo navedenega zdravniškega potrdila, se Pogodba med starši in vrtcem razveže.

Izpis
Starši lahko izpišejo otroka iz vrtca na podlagi izpolnjene izpisnice, ki jo morajo oddati najmanj 30 dni pred nameravanim izpisom. 

Po izpisu otroka je ob morebitnem ponovnem vpisu otroka v vrtec potrebno ponovno opraviti postopek prijave in vpisa.
Starši so seznanjeni, da pri ponovnem vpisu otroka, ki je že obiskoval vrtec, nimajo nobenih prednosti ali prioritet. 

Začasen izpis otroka iz vrtca ni mogoč.